full
border
https://vihi.nl/wp-content/themes/anya-installable/
https://vihi.nl/
#374754
style4
085 - 303 3588

Jouw administratie

Administratie laten doen of zelf doen?

Administratie, wat is dat eigenlijk? Wikipedia en de belastingdienst geven geen lekkere betekenis. Voornamelijk dat een administratie (Wikipedia) breed geïnterpreteerd moet worden en dat de administratie (belastingdienst) alle gegevens van je onderneming bevat.

In de loop van dit artikel zal ik uitleggen wat mijn interpretatie is van administratie. Nog belangrijker is dat ik zal uitleggen hoe een goede administratie ingericht kan worden. Zo krijg je een duidelijk beeld of het en wat handig is om uit te besteden.

 

Wat is administratie nu eigenlijk?

De administratie is een verzameling gegevens over een bepaald onderwerp. In de context van een onderneming is de administratie een verzameling van gegevens over de onderneming. Nu heeft het weinig zin om lukraak gegevens te gaan verzamelen en bewaren. Het moet een bepaald doel hebben.

Het doel van een administratie is om informatie terug te kunnen vinden. Hierdoor moet er toch enige structuur in zitten. De gegevens dienen enigszins geordend te worden.

Volgens de belastingdienst moeten alle gegevens van jouw onderneming bewaard blijven. En dat voor een termijn van tenminste 7 jaar. Maar de bewaartermijn kan langer zijn. En met alle gegevens bedoelen ze:

  • Facturen en bonnetjes
  • Jaarrekeningen
  • Bankafschriften
  • Contracten
  • Agenda’s
  • Rittenstaten
  • Correspondentie
  • Controleberekeningen
  • Belastingaangiftes
  • Kladjes
  • Aantekeningen
  • Offertes
  • Etc.

Nu komt de definitie in zicht.

Administratie is het geheel van bewaarde gegevens in een bepaald systeem met als doel informatie te kunnen verstrekken.

Aanvullende wettelijke vereisten die gesteld worden aan de administratie

Volgens de wet dienst de administratie geschikt te zijn om de belastingplicht van ondernemingen te kunnen onderbouwen. Om te voorkomen dat ondernemers trucjes verzinnen om bij een controle de belastinginspecteur het leven zuur te maken moet de administratie binnen een redelijke termijn te controleren zijn.

De administratie is dus het geheel van bewaarde gegevens in een bepaald systeem met als doel informatie in een redelijke termijn te kunnen verstrekken.

Inrichting van een effectieve administratie

Nu we een beter beeld hebben van wat een administratie is kunnen we beginnen met de inrichting. Hierbij maken we eerst een onderscheid tussen lopende administratie en archief.

Inrichting lopende administratie

De lopende administratie bevat onderdelen van de administratie waar nog niet aan de belastingverplichting is voldaan. Met andere woorden, de aangiftes inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting is nog niet ingevuld.

Daarnaast bevat het contracten, overeenkomsten en andere bescheiden die nog lopen of invloed hebben. Lopende administratie kan je dus onderverdelen in:

  • Administratie lopend boekjaar
  • Administratie nog niet afgesloten boekja(a)r(en)
  • Permanent dossier

Van afgesloten boekjaren kunnen de administraties gearchiveerd worden.

Administratie van een lopend boekjaar

Het belangrijkste van de administratie is dat een belastinginspecteur bij controle de te betalen of terug te ontvangen belasting kan herleiden. Binnen een redelijke termijn. Dat kan door middel van de boekhouding.

Boekhouding

De boekhouding omvat het gedeelte van de administratie wat betrekking heeft op financiële afhandeling van de consequenties van de inkoop- en verkoopfacturen. Vaak ook gewoon financiële administratie genoemd. Voordat je de boekhouding gaat inrichten is het van belang of je het kasstelsel moet hanteren of het factuurstelsel.

Kasstelsel of factuurstelsel

Het kasstelsel is verplicht als je voornamelijk (>90%) levert aan particulieren. Dat heeft ook consequenties voor je boekhouding. Welllicht heb je niet eens verkoopfacturen. Dat is namelijk niet altijd verplicht. Wel moet je de inkomsten verantwoorden. Op het moment dat je de inkomsten ontvangt ben je verplicht deze in het omzetbelastingtijdvak te vermelden.

Het verschil met het factuurstelsel is dat bij het factuurstelsel je verplicht bent de omzetbelasting af te dragen op het moment dat je een factuur maakt.

Permanent dossier voor stukken die altijd belangrijk zijn

In een permanent dossier zitten stukken die altijd van belang blijven voor de onderneming. En 7 jaren na staking. Hierbij kan je denken aan inschrijving Kamer van Koophandel, toewijzing BTW nummer en de inlogcodes bij de belastingdienst. Hoe groter de organisatie, hoe omvangrijker deze zal zijn.

De stukken van eigendom en bestuur bijvoorbeeld. Bij een Vennootschap onder Firma is het handig om het oprichtingscontract te hebben. Net als bijvoorbeeld een maatschap. Maar ook eventuele statuten. Voor BV’s bevat het ook het aandeelhoudersregister. En de notulen van de vergaderingen.

Bovendien bevat dit dossier van grotere organisaties een beschrijving van de administratieve organisatie en een organisatieschema. Maar ook een rekeningschema en attentiepunten voor het maken van een jaarrekening.

Contracten en overeenkomsten

Maar ook contracten over vaste activa en andere overeenkomsten zitten in het permanent dossier. Hierbij kan je niet alleen denken aan onderhoudscontracten maar ook aan arbeidsovereenkomsten, huurovereenkomsten, geldleningsovereenkomsten en dergelijke.

Kortom, vrij belangrijke gegevens.

Veel van deze contracten en overeenkomsten hebben consequenties voor een onderneming. Vandaar dat hier vaak een melding van gemaakt moet worden in een jaarrekening. Veelal onder het kopje niet op de balans staande verplichtingen.

Archief en de wettelijke betaaltermijn

De wettelijke bewaartermijn van het archief voor ondernemers is 7 jaar. Maar hier zijn uitzonderingen op. Met vastgoed is de bewaartermijn bijvoorbeeld 10 jaar. En voor lonen in combinatie met pensioenen is het wellicht handig om dit nooit weg te doen.

 

Onderdelen archief

 

Eenvoudige administratie doen

Eenvoudig is vrij subjectief. Voor ons is het zeer eenvoudig. Voor iemand anders is de reden dat dit eenvoudig genoemd wordt al reden genoeg om de administratie meteen uit te besteden.

Enkel boekhouden met behulp van dagboeken

Enkel boekhouden of enkelvoudig boekhouden is een eenvoudig systeem om de boekhouding bij te werken. In plaats van grootboekrekeningen worden dagboeken bijgehouden. En voornamelijk het kasboek.

Naast het kasboek heb je het bankboek, in het inkoopboek, het verkoopboek, het voorraadboek en het memoriaal

Als we de theorie in de praktijk brengen krijg je het volgende. We nemen een kas blad. Dit kan het eenvoudigste via Excel. Op het kas blad geef je de kolommen de volgende omschrijving:

  • Nummer
  • Datum
  • Leverancier
  • Klant
  • Bedrag

Dan hebben we een beginpunt van een administratie. Tenminste, als je niet Btw-plichtig bent voor de omzetbelasting. Zelf vind ik het te karig. Ik heb liever een toevoeging van een aantal kolommen. En een splitsing in inkoop en verkoop. Zo krijg je voor de inkoop:

  • Nummer
  • Datum
  • Leverancier
  • Soort kosten
  • Bedrag exclusief BTW
  • BTW
  • Bedrag inclusief BTW
  • Betaald via kas/bank
  • Betaald op datum
  • Toelichting

En voor de verkoop:

Via kasstelsel:

  • Datum
  • Bedrag exclusief BTW
  • BTW
  • Bedrag inclusief BTW
  • Omschrijving
  • Betaald via kas/bank
  • Betaald op
  • Toelichting

Via factuurstelsel

  • Factuurnummer
  • Datum
  • Klantnaam
  • Bedrag exclusief BTW
  • BTW
  • Bedrag inclusief BTW
  • Omschrijving
  • Betaald via kas/bank
  • Betaald op
  • Toelichting

 

Veel kolommen spreken voor zich. Enkele hebben nog een beetje toelichting nodig.

Toelichting kolommen van de inkoopfacturen

Nummer is het nummer wat je op de factuur zet. De eerst ontvangen factuur krijgt de cijfer 1 de 2e nummer 2 enzovoort. De reden hiervoor is het volgende. Stel dat iemand jouw administratie moet controleren en hij wil het bonnetje zien met nummer 145. Je kan dan eenvoudig hiernaar toe bladeren.

Soort kosten is onder wat voor kosten je het zou vermelden. Stel dat je computers verkoopt dan vallen computers onder inkoopkosten van de omzet. Maar als je een computer voor jezelf koopt dan krijgt deze een andere plek. Bijvoorbeeld computerkosten, investering of kapitaalonttrekking.

Toelichting bevat een bijzonderheid op de factuur. Bijvoorbeeld een dispuut. Of een betalingsregeling of noem maar op. Alles wat financiële consequenties heeft.

Toelichting kolommen van de verkoopfacturen

Omschrijving is de omschrijving die op de factuur staat. Als je diensten verricht kan je hier de periode kwijt en met producten het product. Maar ook belangrijk is naar welk land de goederen gaan of in welk land je een dienst hebt verleend. En of het een levering/dienst voor een particulier is of voor een onderneming. Dit heeft namelijk consequenties voor de Btw-aangifte.

Toelichting bevat net als bij inkoop bijzonderheden. Bijvoorbeeld een dispuut of betalingsproblemen van een klant. In ieder geval alles wat financiële consequenties heeft.

Voorbeeld boeking

Als voorbeeld kunnen we nu een factuur van KPN nemen:

Nr. Datum Leverancier Kosten Ex. BTW BTW Inc. BTW Kas/bank Betaaldatum Toelichting
1 1-1-2015 KPN Telefoonkosten dec/2014 38,50 7,78 46,28 Kas 5-1-2015 Via privé

 

Complexere administraties via dubbel boekhouden

Enkel boekhouden is geschikt voor kleine ondernemingen met een overzichtelijke administratie. Al snel loop je tegen beperkingen van Excel aan. Vooral voor eventuele controles en het uitzoeken van verschillen.

Bij samenwerkingsverbanden binnen de inkomstenbelasting bijvoorbeeld is het lastig om overzicht te behouden wie, wat en hoeveel betaald heeft. Vaak wordt geprobeerd precies hetzelfde bedrag te onttrekken als “salaris”. Maar zodra er sprake is van reiskosten via de auto wordt het bijna onmogelijk om gelijke tred te houden.

Bij een onderneming binnen de vennootschapsbelasting is er sprake van een rekening courant verhouding tussen de directeur- grootaandeelhouder (DGA) en de onderneming. Hier is het ook handig om goed overzicht te houden. Dit heeft namelijk directe consequenties voor de inkomstenbelasting en loonbellasting.

Hiervoor is het systeem van dubbel boekhouden geschikter.

Dubbel boekhouden uitgelegd

Bij dubbel boekhouden(Wikipedia) wordt er gebruikgemaakt van grootboekrekeningen(Wikipedia). Waar je bij enkel boekhouden al je dagboeken in de gaten moet houden, heb je bij dubbel boekhouden overzicht via de balans.

Bij enkel boekhouden gebruik je vaak een ordnersyteem (ordnersysteem). Hier heb je overzicht doordat je facturen handmatig in de inkoopordner en verkoopordner verplaatst naar een andere locatie. Dat kan nog steeds dezelfde ordner zijn maar dan onder een tab betaald of wat wij vaak zien achter het bankafschrift.

Bij dubbelboekhouden kan je de facturen op de zelfde plaats laten zitten. Zelf zijn wij een grote voorstander van een melding erop te zetten dat deze betaald is, wanneer en eventueel hoe. Zo voorkom je dat facturen dubbel betaald worden.

Boekhoudpakket

Waar je bij enkel boekhouden nog Excel kon gebruiken (of gewoon een papieren kasboek) heb je bij dubbelboekhouden een boekhoudpakket nodig. Aangezien dubbel boekhouden al bijna sinds de middeleeuwen gebruikt wordt, is een boekhoudpakket niet het meest ingewikkelde software wat er bestaat.

Door het verwerken van de financiële administratie, het boeken van de financiële stukken, groeit de database van een boekhoudpakket. Het vervelende is dat aan die database nou juist wel hoge eisen liggen. Wat gebeurd er als de database beschadigd raakt? Ben je dan al je administraties van de afgelopen periodes kwijt?

Dan heb je de keus om een van de betere boekhoudpakketten te gebruiken of maatregelen nemen om te voorkomen dat je al je administratie kwijt bent. Hierbij kan je denken aan het printen of opslaan van alle grootboekrekeningen met mutaties van alle afgesloten boekjaren.

Zekerheid door betere back-up

Met een van de betere boekhoudpakketten heb je meer zekerheid in de continuïteit van de te voeren administraties. Maar ook andere partijen hebben meer zekerheid in de betere en bekendere boekhoudpakketten. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld de banken voor financiering. Hoe weten zij zeker dat er niet gerommeld is met een exotisch boekhoudpakket uit Verweggistan?

Nadeel moderne boekhoudpakketten

Ook de ontwikkelaars van moderne boekhoudpakketten weten dat dubbel boekhouden geen hogere wiskunde is. Hierdoor hebben ze er allemaal aanvullende functies is gestopt. De meeste functies kunnen ondernemingen erg goed gebruiken.

Als zij willen of deze nodig hebben. En dat is nou juist niet het geval. Je krijgt waar voor je geld met een modern ERP-pakket en prima ondersteuning. Maar wat als je alleen wilt boekhouden?

Wat boekhoudpakketten voor je doen

Boekhoudpakketten standaardiseren routinewerkzaamheden. Bijvoorbeeld met het verwerken van inkoopfacturen. Als jij een factuur hebt van KPN kan je deze via het inkoopboek in boeken. Hier zitten een aantal voordelen aan.

Je kan een leverancier aanmaken in het boekhoudpakket. Hierbij geef je aan wat voor soort kosten dit zijn, op welke grootboekrekening dit hoort, wat voor omschrijving hier bij past en welke BTW-code standaard gebruikt moet worden.

Je hoeft dan allen nog de leverancier te zoeken, het totaalbedrag in te voeren en de datum. Het boekhoudpakket stelt automatisch een boeking voor. In veel gevallen is deze meteen correct.

Ook wordt inzichtelijk op de balans dat je een openstaande factuur hebt die betaald moet worden. Daarnaast zie je op de balans de terug te vorderen BTW te staan. Op de winst- en verliesrekening zie je telefoonkosten staan. Per saldo is alles in balans.

De journaalpost uitgelegd

Door gebruik te maken van het inkoopboek wordt een gedeelte van de journaalpost(Wikipedia) al gemaakt. Door het toewijzen van de grootboekrekening en de BTW code maak je de journaalpost compleet.

In het voorbeeld van KPN zorgt het inkoopboek dat de crediteur credit als schuld op de balans komt te staan. De tegenrekeningen zijn telefoonkosten en Te vorderen BTW. Deze komen debet te staan. De Te vorderen BTW op de balans, als bezitting, en de telefoonkosten debet op de Winst- en verliesrekening, als kosten.

De journaalpost wordt dan:

Telefoonkosten 37,05
Telefoonkosten 1,45
Te vorderen BTW 7,78
Aan\ Crediteuren 46,28

 

Wie had gezien bij het voorbeeld van enkel boekhouden dat er een verschil zit in de BTW?

Journaliseren oftewel het boeken in een boekhouding

Een journaalpost moet altijd in balans zijn. De debet zijde (links) is gelijk aan de credit zijde (rechts). Door het gebruik van een boekhoudpakket wordt hier veel van geautomatiseerd. Behalve dan bij periodeafsluitingen. Hier is nog aanvullend handwerk te verrichten. Via het memoriaal.

Memoriaaldagboek verklaard

Het memoriaal is een dagboek waar de journaalposten vollledig ingevuld moeten worden. Deze dien je bij voorkeur niet in combinatie met het inkoopboek, het verkoopboek of het bankboek te gebruiken. Maar meer voor de afschrijvingskosten. Je krijgt dan de journaallpost:

Afschrijvingskosten materiele vaste activa

Aan\ Materiele vaste activa

Dit zijn boekingen die boekhoudpakketten kunnen. Vaak dient hier extra voor betaald te worden. Ook is er dan meer kennis nodig om met deze boekhoudpakketten te werken.

Winst- en verliesrekening

Als je alle bonnetjes en facturen een plek hebt gegeven in het dagboek, dan kan je de fiscale winst bepalen. De winst is het resultaat van de totaaltelling van de verkoopfacturen, de omzet, exclusief BTW minus de totaal telling van de inkoopfacturen en bonnetjes, de kosten, exclusief BTW.

Veel mensen blijven nog wel met vragen zitten. Wat doe je met de inkomstenbelasting? Hoe zit het met de auto van de zaak? En kleding? Of kosten van lunch?

Balans

Via de balans is ook de fiscale winst te berekenen. Via de vermogensvergelijking. Kost samengevat kijk je per begin van een periode wat je op de balans hebt staan. Aan het eind doe je dit nogmaals. Het verschil is de fiscale winst. Hierbij ben ik ervanuit gegaan dat er geen geld uit de onderneming is gehaald of gestort in de onderneming.

Kapitaalonttrekking uit onderneming

Als je geld uit de onderneming haalt wordt dat kapitaal onttrekkking genoemd. Een bekendere omschrijving van kapitaalonttrekking bij ondernemingen voor de inkomstenbelasting is salaris.

Kapitaalstorting in onderneming

Als je geld in de onderneming stort, wordt dat kapitaalstorting genoemd. Bij het voorbeeld van KPN zie je dat deze via privé is betaald Eigenlijk is dat ook een kapitaalstorting.

Balansposten nader bekeken

De balansposten zijn onderverdeeld in:

  • de activa,
  • de passiva en
  • het eigen vermogen.

 

Bezittingen

Een ander woord voor activa is bezittingen. En deze bezittingen kan je verdelen in vaste activa, vlottende activa en liquide middelen. Deze posten staan debet. Oftewel aan de rechterkant van de balans.

Schulden

Een ander woord voor passiva is schulden. Deze schulden kan je verdelen in vreemd vermogen op korte termijn en vreemd vermogen op lange termijn.

Eigen vermogen

Het eigen vermogen is het verschil tussen de bezittingen en schulden. Klinkt eenvoudig toch?

Balans opmaken aan het eind van een periode

Aan het eind van een periode wordt de balans opgemaakt. Bij kleinere ondernemingen is dat meestal 1x per jaar. En ook alleen maar omdat het verplicht is.

Veel dingen spreken voor zich. Het banksaldo is eenvoudig te herleiden per 1 januari en 31 december. Ook is het vrij duidelijk wie zijn factuur nog moet betalen. Dat worden de debiteuren. Maar dan wordt het lastiger. Onder andere bij debiteuren die niet willen of kunnen betalen.

Maar ook bij alle aanschaffingen voor je onderneming met een bedrag van 450 euro of meer. Dit zijn investeringen. Hierbij moet je denken aan een laptop. Of aan een auto of een bedrijfspand. Deze horen bij de vaste activa. Hier moeten afschrijvingen over berekend worden.

En de voorraad. Op welke waarde grondslag moet ik de voorraad waarderen? Hoe zit het met incourante voorraad, wat doe ik daar mee?

Ik heb een negatieve kas, hoe kan dat? Wat moet ik ermee?

En dan moeten we nog de overloop bepalen. Wat is de omzet welke gefactureerd is in het volgende jaar maar over dit boekjaar gaat? Wat was deze vorig jaar? Welke kosten zijn vooruitbetaald?

Over het algemeen heb je een schuld aan de belastingdienst in de vorm van te betalen omzetbelasting. Daarnaast heb je vast nog een factuur die nog betaald moet worden. De crediteuren. Met enkel boekhouden heb je geen controlemogelijkheid of je alle facturen verwerkt hebt, betaald hebt of dubbel betaald hebt.

Er blijven altijd vragen over. Moet ik een auto überhaupt zakelijk aanschaffen? Wat doe ik met een lening aan mijn bedrijf uit privé? Ik heb een computer gekocht in onderdelen die bij elkaar boven de 450 euro bedragen, is het handig om dit als investering te oormerken?

 

Belastbare winst voor de belastingaangifte

De fiscale winst berekend met de winst- en verliesrekening moet aansluiten met de vermogensmutatiemethode. Om tot de belastbare winst te komen moet er nog aanvullend gekeken worden of alle uitgaven zakelijke kosten zijn en of deze volledig aftrekbaar zijn. Bovendien moet er nog even gekeken worden naar de eventuele verliezen van voorgaande jaren.

De jaarrekening

De balans geeft inzicht in de omvang en samenstelling van het vermogen op een bepaalde datum. De winst- en verliesrekening geeft inzicht in de opbrengsten en kosten. Bij elkaar, gecombineerd met eventuele toelichting over de stukken, krijg je de jaarrekening.

Voor grote organisaties gelden nog enkele aanvullende verplichting, zoals een accountantsverklaring, een jaarverslag voor het bestuur en een kasstroomoverzicht. Zo’n kasstroomoverzicht zit veelal ook standaard bij een jaarrekening voor een kleinere organisatie.

De jaarrekening voor een natuurlijk persoon

Voor een natuurlijk persoon is de jaarrekening niet verplicht. Wel kan het handig zijn. Een jaarrekening verteld het financiële verhaal van jouw onderneming. Dit verhaal kan nodig of zelfs verplicht zijn voor het krijgen van een financieringsaanvraag. Ook kan een jaarrekening well handig zijn bij samenwerkingsverbanden.

In ieder geval verteld een zorgvuldig samengestelde jaarrekening dat je je zaakjes op orde hebt. Dat zou al een reden kunnen zijn om er toch eentje op te laten stellen.

De jaarrekening voor een rechtspersoon

Een bv moet een jaarrekening deponeren(KvK link) bij de Kamer van Koophandel. De grootte van de onderneming bepaald wat de vereisten zijn (link KvK).

Valt je onderneming in de micro-klasse, dan is een beperkte balans voldoende. Bij een kleine onderneming spreek je van een verkorte balans met beperkte toelichting. Hoe groter de onderneming hoe zwaarder de eisen.

Goedkeuring jaarcijfers

Zodra de jaarcijfers goedgekeurd zijn, kan de belastingaangifte afgerond gaan worden. Voor natuurlijke personen is dit de aangifte inkomstenbelasting en voor rechtspersonen de aangifte vennootschapsbelasting.

Voor een rechtspersoon dient de goedkeuring plaats te vinden door middel van een vergadering van aandeelhouders. Dan kan de jaarrekening ook gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel.

 

Boekjaar sluiten na goedkeuring

Na het indienden van de belastingaangifte kan het lopende boekjaar gesloten worden. Alle stukken kunnen naar het archief.

Wel is het handig om de gegevens nog in te kunnen zien. Dat zou mogelijk kunnen zijn met een permanent dossier.

Wat wil jij nu uitbesteden?

Nu het iets duidelijker is wat allemaal bij de administratie hoort, kan je een betere keuze maken wat je nu precies wilt laten doen.

De boekhouding?

Een veel gemaakte keus om uit te besteden is de boekhouding. De beweegredenen variëren van gemak tot angst. Maar welk gedeelte van de boekhouding?

Sorteren en ordenen

Het sorteren van de administratie is iets wat zelf goed gedaan kan worden. De inkoopfacturen bij de inkoopfacturen, de verkoopfacturen bij de verkoopfacturen. De bankafschriften op volgorde. De bonnetjes op volgorde achter elkaar. Tenminste, als jou boekhouder het zo wil.

Tegenwoordig gaat alles digitaal. Alle documenten die je aanlevert worden gescand. Waarom zou je dat zelf niet doen?

Coderen en boeken

Telefoonkosten horen onder telefoonkosten. Dit valt onder kantoorkosten. Door goede uitleg gecombineerd met goede aantekeningen is 80% van de administratie vrij eenvoudig en routinematig.

Van die 20% moet even bekeken worden hoe het ook al weer zat. Een computer van 400 euro exclusief BTW. Is dat een investering of valt dit onder kleine aanschaffingen inventaris. Kortom, iets complexer en minder voorkomend. Maar wederom geen hogere wiskunde.

De uitzonderingen en verschillen

De uitzonderingen en verschillen zijn de meest tijdrovende onderdelen van een administratie. Ook voor een professional. Je kan ook alleen dit laatste stukje door jouw boekhouder laten doen.

De controle van de boekhouding?

Bij de controle van de boekhouding gaan wij op zoek naar de verschillen en de bijzonderheden. Hierbij kan je denken aan betalingen van klanten waar geen factuur van is. Het zou kunnen zijn dat er een verkeerd bedrag aan deze factuur is gekoppeld waardoor ten onrechte lijkt of deze betaald is.

En zo zijn er nog vele kleine dingetjes die een professional triggeren om een boeking of mutatie kritisch te bekijken.

De jaarrekening?

Een jaarrekening is voor de lezer van dit artikel waarschijnlijk niet verplicht. Wel zeer handig. Een jaarrekening verteld het verhaal over wat er gebeurd is in die betreffende periode met jouw onderneming.

Dat verhaal is voor jezelf interessant, maar ook andere partijen willen deze graag even inzien. Hierbij kan je denken aan partners (ook privé), banken en toeleveranciers.

De aangiftes omzetbelasting?

Als je zelf een groot gedeelte van de boekhouding doet, wil je dan de aangifte omzetbelasting zelf doen? Of is dit nu juist de reden om de boekhouding uit te besteden?

Een gemiddelde boekhouding van een ZZP’er is niet al te complex. Maar zodra je spullen gaat kopen in het buitenland, diensten gaat verlenen is het buitenland, gedeeltelijk vrijgestelde omzet hebt, onderaannemers hebt die de BTW verleggen dan wordt het al snel iets moeilijker.

De aangifte inkomstenbelasting?

Het kan zijn dat je alleen de boekhouding wilt uitbesteden en de aangifte inkomstenbelasting niet. Meestal is het andersom. En dat is lastig.

Als indiener van de aangifte inkomstenbelasting ben je verantwoordelijk voor een juiste belastingaangifte. Ongeacht dat iemand anders verantwoordelijk is en blijft voor de inhoud. Dit betekend dat een professionele dienstverlener de onderliggende cijfers van de jaarrekening op zijn minst willen inzien. Liever nog hebben zij die cijfers zelf opgesteld.

De administratie?

Om de boekhouding te kunnen controleren moet er veel documentatie inzichtelijk zijn. Het gaat hier om overeenkomsten en contracten. Naast de boekhouding uiteraard.

Overeenkomsten

Leningsovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten, verzekeringspolissen. Allemaal hebben ze financiële consequenties. Om met zekerheid te kunnen zeggen dat de boekhouding klopt, zal dit toch inzichtelijk moeten zijn.

Contracten

Net als de overeenkomsten zullen huurcontracten, telefooncontracten en dergelijke inzichtelijk moeten zijn. Sommige staan vermeld op de balans. Andere dienen in de jaarrekening toegelicht te worden.

Opstellen overeenkomsten en contracten

Wie ga je vragen stellen over op te stellen overeenkomsten? Ga je op zoek op internet? Huur je een specialist in? Wil je contact opnemen met iemand die jou situatie kent om te sparren?

De betere administratiekantoren hebben kennistoeleveranciers waar standaardcontracten op te vragen zijn. Deze kunnen zij prima voor jou invullen of controleren.

Meer?

Zo kan je nog wel meer verzinnen wat je kan uitbesteden:

  • Financiële planning
  • Debiteurenbeheer
  • Facturering
  • Opstellen ondernemersplan
  • Financieringen
  • Overnames
  • Contractbeheer
  • Persoonlijke omstandigheden zoals erfenis of echtscheiding

 

Hoe ga je de administratie uitbesteden?

Ga je voor gemak? Of wil je zoveel mogelijk zelf doen? Dat heeft nogal wat consequenties voor jouw tijdsbesteding en die van de boekhouder. En dus ook in wat je ervoor over hebt om de boekhouding uit te besteden.

 

Hoogwaardige automatisering

Veel administratiekantoren kennen een hoge automatiseringsniveau. Dat is eenmaal noodzakelijk om bepaalde efficiency en effectiviteit te verkrijgen. Om hier optimaal van te profiteren dienen klanten de administratie ook digitaal aan te leveren. Maar wat nu als je nog papieren bescheiden hebt? Zoals bonnetjes?

Digitalisering

Om te profiteren van de hoogwaardige automatisering dienen alle papieren bescheiden gedigitaliseerd te worden. Kortom, gescand worden. Nu is de vraag of je dit zelf wilt doen of laten doen.

In de papieren administratie zit veel werk. Het gaat om iets heel banaals zoals het perforeren van losse bonnetjes en het verwijderen van nietjes. De papieren moeten namelijk gewoon geordend, gesorteerd en gearchiveerd worden.

Persoonlijk contact

Wil je bij jouw administratiekantoor langs kunnen komen of vind je dit allemaal materieel decor wat totaal overbodig is? Wil je contact via de telefoon, mail of social media of vind je het juist prettig om elkaar face-to-face te zien? Wil je dat de boekhouder langs komt? Vind je het belangrijk om een vertrouwensrelatie op te bouwen of zoek je gewoon een uitvoerder? Wanneer wil jij het administratiekantoor kunnen bellen of bereiken?

Allemaal vragen die de keuze voor een financieel dienstverlener steeds verder inperken. Door het beantwoorden van deze vragen krijg je een beeld van wat jij belangrijk vindt en zoekt.

 

Waarom ga je de boekhouding uitbesteden?

De meeste redenen waarom een administratie uitbesteed wordt zijn:

  • Gebrek aan kennis
  • Gebrek aan capaciteit
  • Gemak

 

Gebrek aan kennis

In dit artikel heb ik de meeste experts wel benoemd. De boekhouder voor de boekhouding of financiële administratie. De administrateur voor de volledige administratie. De accountant voor de jaarrekening. De fiscaal adviseur voor de belastingaangifte. De vraag is dan ook wat je zoekt in een dienstverlener en hoe de dienstverlener zich presenteert.

Voor een gemiddelde administratie is er niet constant een expert benodigd. Het probleem is vaak dat pas achteraf geconstateerd wordt dat het raadplegen van een expert de moeite waard was geweest. Die kosten zouden dan ruimschoots terugverdiend zijn. Het kan gaan om de simpelste dingen. Zoals een telefoonabonnement , een leasecontract voor een auto of een huurcontract voor een pand.

Kies voor een dienstverlener waar je een klik meehebt. Waar je eenvoudig een vraag neer kan leggen en waar dit ook laagdrempelig is om te doen. Als de dienstverlener de parate kennis heeft kan hij jou makkelijk een tip geven. Als een vraag meer onderzoek vergt dan weet je al dat het meer financiële en fiscale consequenties heeft dan je eerst dacht.

Gebrek aan capaciteit

De meeste ondernemers hebben regelmatig tijd tekort. Als het incidenteel is, is het meestal nog te overzien. Maar in structurele gevallen zal er toch naar een oplossing gezocht moeten worden. Wat is cruciaal om zelf te doen en wat is eenvoudig uitbesteden.

De administratie is één van de zaken die eenvoudig uit te besteden is. Ondanks dat de meeste ondernemingen en ondernemers verschillend zijn is er een grote overeenkomst. Er moet voldaan worden aan de belastingverplichtingen. Of dit nu de aangifte omzetbelasting, aangifte inkomstenbelasting of aangifte vennootschapsbelasting is.

 

 

 

 

paged
Berichten laden...
link_magnifier
#d6d6d6
on
fadeInDown
loading
#d6d6d6
off